自由职业者须有效安排会议
811字
2021-03-25 09:52
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火星译客

有效利用时间对于所有职业人士来说是很重要的,而这对于自由职业者来说尤其重要, 因为他们有更多自由裁量权安排自己每天的时间。

一旦脱离每周团体会议或双周项目检查等公司事务, 个体企业家就可以摆脱官僚主义的繁文缛节, 让工作效率提升到新高度。 但是, 他们常常最终走向另一个极端, 由于不知道如何利用自己的自主 权白白浪费了时间。

自由专业人士可以采用以下四个策略有效地安排会议:

首先, 完全了解会议的成本是很重要的。 如果你面对的是在公司工作的客户或同事,"让我们开个会"可能是对任何问题的默认反应。 这导致了一个问题——研究表明员工每月平均要参加62次会议——但从逻辑上讲这并不是什么大问题。 公司的员工要么在现场处理问题, 要么参加会议, 所以90分钟的会议需要开完90分钟。

但是作为一个自由职业者或者个体企业家, 你很可能在公司以外的地方工作。 我早期开展营销战略咨询业务时每周都会见一位客户, 一次现场会议花费整整半天时间: 90分钟(有时甚至更多)会议再加45分钟的路途时间。 准确评估时间可以帮助你弄清工作效率的全部成本, 这样你便能够准确判断是否同意参加会议。

为此, 必须制定现场会议的基本规则。 客户喜欢安排"登记会议", 会议中团队成员互相通报进展情况, 并经常利用办公室政治的机会,夸耀自己的成就。 这对任何人来说都不是有效利用时间。 在同意参加会议之前, 问一些关于会议议程的尖锐问题。 通报进展可以并且应该通过异步方法来处理, 比如电子邮件或聊天。 同意参加会议的前提是有重要问题需要讨论和决定, 并且你的参与是实现有效成果的关键。

Y Combinator 创始人保罗•格雷厄姆(Paul Graham)曾写过一篇著名文章将"经理人时间表"(一连串密集的会议)和"生产者时间表"(拥有大量非结构化自主时间)进行比较。 对于那些同时需要这两种时间表的自由专业人士来说, 方法之一(也是我的方法)就是将日程安排分为"经理人日"和"生产者日", 并将会议安排集中放在每周一到三个经理人日中,期间连续举行漫长而密集的会议,而在其他日子里进行不受约束的生产性工作。

如果你必须出差参加会议,这个方法对你尤其重要; 你可以在市中心一天参加多个会议, 这样便省下痛苦的几小时通勤时间。 当然, 也需要灵活应变处理一些情况——意外的消息,重要的客户请求——这些都会打破你的计划,但你要努力作出相应调整, 所以即使通常情况下星期二是你的会议日, 如果星期四又有重要会议, 你可以在这周安排两天"经理人日", 并取消下周的"经理人日", 这样便可以平衡你的时间安排、保证整体工作效率。

最后, 那些需要积极倾听和参与的会议,还有需要快速而彻底阅读他人的情绪暗示的会议,都会让人感到疲倦。 因此,尽量将一些要素标准化是有用的, 这样你就可以更多地关注手头的任务。 我的一位朋友觉得网上约会又累又烦人, 于是她邀请所有的第一次约会对象去一家附近的酒吧, 由于事先知道要去哪里, 多长时间到达, 以及要点什么东西,这让其他的进程更容易管理。 同样, 如果可以的话, 你也可以设定标准的会议地点和议程——例如,"首先我们讨论亚洲的项目, 之后是南美项目, 然后是欧洲项目。" 有了这个模板, 会议之前决策的劳累风险就会减少。

许多人对无休止的公司会议产生抱怨。 然而, 即使这些会议看起来阻碍了工作效率, 但它们也帮助你安排了一天的工作日程,这是自由职业者所不具有的。 时间自由的个体企业家需要学会如何明智地安排会议——而有效安排会议是一个最佳的起点。

Dorie Clark 是市场营销战略专家、专业演讲者, 任教杜克大学福夸商学院,著有《重塑自己 脱颖而出》(Reinventing You and Stand Out)一书。 您可以免费获得她的自我评估工作簿。

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