如何在不消耗的情况下提高生产效率
1470字
2021-02-17 10:54
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火星译客

过度工作和精疲力尽是普遍存在的问题,公司并没有真正的解决办法。这意味着我们所有人都应该在做伟大工作的同时,找出如何照顾自己的方法。很多提高工作效率的小贴士只在一两周内有用;然后,旧习惯又卷土重来。

这是一个倦怠和恢复的循环,永远不会真正结束。但是你可以通过以下五条原则来做出持久的改变:对你想要完成的事情要有策略性;跟踪指标;集中精力一次做一个改变;实际改变你的行为(当然);找一个伴侣让自己承担责任。

和我的许多同学一样,大学毕业后不久,我加入了一家顶级战略和管理咨询公司。我知道我报名的时间很长,但直到几个月后,我才真正意识到这一点,当时我要求休假一天去参加一个朋友的婚礼。我的请求被批准了。

我妻子负责婚礼的长途车程,而我则在乘客座位上的“休息日”疯狂地使用笔记本电脑,偶尔会在咖啡馆停下来给电脑充电,并通过免费wifi发送电子邮件。这种速度持续了几个月——甚至在国庆节,我也躲在公寓里工作——我开始想我还能坚持多久。

不幸的是,这种即将发生的倦怠并不罕见。事实上,就在2012年,盖洛普民意调查显示,40%的美国员工“压力太大,感觉筋疲力尽”。在员工援助计划提供商Workplace Options的电话咨询热线中,70%的人都提到了压力和焦虑。

这也许并不奇怪,因为对于收入最高的工人来说,工作时间在不断攀升。在过去的30年里,工资最高的工人比工资最低的工人少工作的多世纪趋势被扭转了。如今,薪水最高的人长时间工作的可能性是薪水最低的人的两倍。根据2008年的一项调查,绝大多数专业人士(94%)每周工作50小时或以上,几乎一半的人每周工作超过65小时。

雇主没有错过或忽视这一令人不安的现实。相反,在过去的几十年里,他们尝试了三种不同的策略。

弥补:第一个策略是通过给员工丰厚的经济和其他福利来补偿他们的长期工作。

让它更有趣:随着越来越难收买高绩效员工的个人生活,雇主决定将更多的个人生活带入工作场所。他们增加了乒乓球桌、咖啡馆和健身房,在某些情况下,还增加了免费膳食和现场日托,或自助洗衣店和发廊。

让它变得更好:在过去的五年左右,越来越多的公司采用创新的心理健康和正念项目来治疗倦怠症状。举个例子,冥想和正念服务的数字提供商Headspace在短短7年内就增长到了2.5亿美元。

虽然这些方法都有一些优点,但它们都未能解决根本原因:工作过度。我猜大多数雇主都知道这一点,但不知道他们能做些什么而不牺牲自己的底线。幸运的是,我们每个人都有自己的应对策略。

这就是我决定做的,因为倦怠的道路变得更加确定。我和一位同事(科林)对摆脱工作倦怠循环的可能性很感兴趣,于是开始每隔一周开会讨论工作效率。我们没有太多的目标,它显示了。六个月的会议我们没什么可看的。

为了使我们的会议更加严谨,我们决定为我们的工作效率定义一个指标:每周平均工作时间。我们开始测量它,并设定减少它的目标。一个月内,我们的平均每周工作时间比基线平均减少了10%。在接下来的六个月里,我们进一步改善了这一数字,使我们在这六个月的平均工作时间比我们的基线平均水平低15-20%。但我们还是像以前一样做了很多事。

除了追踪我们的时间和每两周一次的会议之外,我们不太清楚我们做了什么来改变现状。但是,我们第一次看到,我们以前的工作习惯——无意中养成的,或者模仿别人的——花费了我们很多时间。

这是我第一次意识到大多数人都不知道他们是否真的有效率。但这不会是最后一次。一开始是每两周与同事科林会面一次,后来演变成一个由40多位同事参加的为期两年的三办公室活动。

(披露:这段经历最终让我离开了那份工作,找到了Zarvana,一家提供生产力技术和服务的公司。)我特别意识到,是什么让人们能够缩减投入的时间,同时实际提高他们的绩效:

战略性:这听起来很明显,但我们很多人每天都在为自己的公司制定战略计划,或帮助客户制定战略计划,但却没有采取战略性的方法来提高自己的生产力。正如我们大多数人所知道的,任何好的战略都包括设定目标,制定实现这些目标的计划,并跟踪朝着这些目标取得的进展。生产力也是如此。然而,我们大多数人都没有可持续的生产力目标,更不用说实现这些目标的计划了。

定义度量。选择可持续生产力的衡量标准。对我来说,是平均每周工作时间。对你来说,可能是另一回事。然后跟踪该度量的数据,设定改进度量的目标,并运行实验以查看哪些因素会影响度量。

一次只关注一个变化。要想变得更有效率,还有很多事情要做。我相信你已经读过很多文章,谈到“五步走”或“8件事”或“10种方法”在更短的时间内完成更多的事情。但是,一次学习这么多技能太难了。相反,找出哪一件事是影响你工作效率的最大障碍。如果它被移除了,你最节省的时间是什么?花在决定下一步做什么上的时间?脸谱网?在你的办公桌上被打断了?从那里开始。

改变你的行为:许多人通过书籍或应用程序追求更高的生产力,期望信息或技术能让他们更具生产力。起初,他们觉得自己很有帮助,但后来,他们通常都失败了。问题是,提高生产力更像是减肥,而不是记住总统的名字——这是行为或生活方式改变的产物,而不仅仅是知识。因此,提高生产力的关键是改变小行为(即养成新习惯),并随着时间的推移坚持这些改变。

找个人让你负责。如果没有科林的支持,我可能会放弃提高生产力的努力——如果没有我的支持,他可能不会成功。一个人改变自己的行为真的很难。所以,找一个愿意和你一起踏上这段旅程的人,对你的进步(或缺乏进步)坦诚相待。

虽然上面所描述的提高生产力的途径不是火箭科学,但我的猜测是,除非你考虑到以下事实,否则你们中的大多数人不会在这条道路上停留足够长的时间来看到好处。提高生产率最终需要现在就投资,以期获得未来的收益。

这意味着在你忙碌和即将精疲力尽的时候,你实际上需要在你的待办事项列表中增加另一项任务。除非你能把提高生产力作为一个优先事项,否则它仍然是难以捉摸的。

即便如此,好消息仍然是有答案。我希望,即使个人踏上这一征程,雇主也会超越弥补倦怠问题,让它变得更有趣,甚至更好,致力于解决过度工作的问题。

而要做到这一点,他们就不必再要求更少。通过帮助员工改变行为和培养生产习惯,他们可以让员工以更高的质量完成更多的工作,同时让他们更健康、更快乐。

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