如何让你的收件箱和家庭办公室在2021年有一个全新的开始
1112字
2021-01-10 22:04
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火星译客

终点线就在眼前:2020年很快就要过去了。谢天谢地,哈利路亚,阿门。

在混乱的一年之后,当你喘口气时,是时候清理一下,为一个多产、成功的新年做准备了。

把你的电子邮件程序变成你的私人助理

我明白了。你可能会翻白眼或摇头,怀疑自己是否读对了章节标题。你的电子邮件程序能有那么大的帮助吗,更不用说你的私人助理了?

是的。方法如下:

助手会对你的信息进行优先排序。设置你的电子邮件程序来优先处理你的邮件。根据发送者的优先级或您的姓名在邮件中出现的位置,用颜色编码传入的邮件。例如,你可以用颜色编码你的经理红色,你的顶级客户绿色,并把你要抄送的信息变成浅灰色。在Outlook和Gmail的标签中使用条件格式。这样,当你打开收件箱时,你就能快速扫描并识别需要你立即回复的邮件。

助理会帮助你跟进和跟踪未完成的任务和未处理的请求。让你的电子邮件程序提醒你,你通过电子邮件发出的请求正在等待回复。通过设置和使用“等待”规则使你的后续工作自动化。

当你发送一封需要收件人回复的邮件时,抄送给你自己。这封邮件会自动保存在你指定的文件夹里。当新邮件自动添加到该文件夹时,指示文件夹中有多少邮件的数字将变成粗体。你再也不会花几个小时搜索发送的邮件,试图记住你是否跟进了你的公开请求。你的私人助理会提醒你。

如果你是Gmail的用户,可以考虑使用Boomerang。它会安排邮件在你指定的时间自动返回到你收件箱的顶部,并提醒你与那些没有在特定时间内回复你邮件的人保持联系。

P.U.R.G.E.你的家庭“办公室”

你在3月份为自己创建的临时“办公室”现在已经成为你的永久办公室,明年大部分时间你可能会在那里工作。是时候去 P.U.R.G.E. 为2021年做准备了。

P:建立你的生产力区域

为了优化你在家庭“办公室”的效率和效果,要建立你的生产力区域。要确定你的“区域”,就要确定你工作中的主要活动。然后确定完成每项活动的最佳条件。最后,在你家里或家庭办公室里选择一个最能支持每项活动的地方或空间。

例如,你工作中的核心活动是与客户和潜在客户的快速会议、潜在客户研究和电子邮件通信。快速电话需要高质量的音频和照明。前景调查和电子邮件通信需要电脑和互联网连接。卧室里的梳妆台是你进行缩放通话的最佳场所,因为你可以关上门,在梳妆台上用一盏灯来增加光线。而且,书房里的沙发是进行前景调查和电子邮件通信的理想场所,因为这里有最好的网络连接。

如果你有一个专门的办公空间,按照上面的步骤在你的办公室里创造一个高效的区域。

U:创造性地使用家居用品。

你家里的办公用品柜可能没有你办公大楼里的那么多。所以,发挥你的创造力,利用你家里的一切。如果你想要一张站立式办公桌,那就用厨房柜台或书柜吧。把你的化妆镜改装成一个“环形灯”,在变焦通话时提供额外的光线。或者重复使用每天出现在你门口的许多运输箱中的一个,把你的笔记本电脑抬高,这样你就可以用你的内置摄像头与眼睛齐平。

R:重新建立你们的“同事”工作协议。

和你的“同事”(包括你的伴侣、配偶、孩子、室友或四表兄)很好地合作是很困难的。重建工作协议,停止干扰,让每个人的工作恢复正常。

实施“红绿灯”系统,让每个人在工作空间的边缘放上一张彩色的正方形纸,表明他们当前的专注程度和可受干扰的程度。红场表示,只有在紧急情况下才会中断。定义紧急情况是至关重要的。在我们家,有两种紧急情况:火灾和流血,这是不能用创可贴来制止的。黄牌意味着你正在从事一个需要高度集中注意力的项目,所以当你被打断时要小心行事。有了绿卡,你就可以随时待命了。而且,如果你每天都让你的卡保持红色系统就会失效。这是我经历过的惨痛教训。

找订书机、剪刀、记事本或者还没干的记号笔都是在浪费你的时间,还会让你抓狂。确定完成任务所需的所有工具。在家里购物时,带上你的工具。购买任何丢失的物品,并将它们放在一个地方,而且只能放在一个地方。如果你在家里的多个空间工作,考虑一个带把手的篮子或一个可以随身携带的改作用途的工具箱。

E:清除旧文件、文件和活页夹。

粉碎、回收或丢弃符合以下条件的纸张、文件和粘合剂:
您无需因合规、税务或法律原因而保留。
你不需要保留基于你公司的记录保留政策。
这些信息可以从其他地方获得。例如,你公司的网站上有一份假期政策的副本。
您无法确定需要再次检索此信息的具体原因。

不要一开始就陷在你不需要的旧文件和信息里。清除杂物。

对我们很多人来说,2020年是一星之年:非常糟糕,不推荐。所以,为你的收件箱和家庭“办公室”准备一个更有成效(和健康)的2021年吧。

卡森·塔特是《简单工作》的创始人和执行合伙人,和《拥有它》的作者。喜欢他。使其工作。:如何让任何工作成为你的理想工作。

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