我们很难计划好我们的时间。下面是如何解决这个问题的方法
1530字
2019-01-23 22:42
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火星译客

作者:Jory Mackay-Rescuetime 6分钟阅读

你每天工作多少小时?如果你和大多数美国的工作人口一样,你可能会认为你有8个小时的工作时间。一周40个小时。每年约1800人(减去2周的假期)。不错。

这种想法的问题在于,仅仅因为我们每天工作8小时并不意味着我们要工作8小时。(事实上,几乎所有的统计数据都显示这个数字要低得多。)假设你有比你更多的时间,这是最快捷的办法,可以让你感到压力、过度工作、缺乏生产力,然后最终导致精疲力竭。

那么,为什么每周工作40小时的神话依然存在?如果我们每天没有八小时的时间去做工作,那么我们实际上有多少时间呢?充其量,你每天有2.5到3个小时的时间去做专注的工作。

让我们来谈谈追逐-心理学家罗恩·弗里德曼(Ron Friedman)“哈佛商业评论”(Harvard Business Review)上说,大多数人“通常有一个大约三小时的时间窗口,我们真正地、真正地专注于此。”。我们自己的数据也支持这一数字。当我们分析超过2.25亿小时的工作时间时,我们发现一般的知识工作者(以信息为生的人,比如作家、开发人员、设计师或经理)每周只有12.5小时的工作效率。那大约是一天2.5小时。

这与我们想象的40个小时相差甚远。那么,为什么我们每天都要高估自己的可用时间呢?为了解决这个问题,让我们大致概括一下平均工作日是什么样子,我们想做什么,以及实际发生了什么。

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我们都被雇来做一些核心工作

当你被录用的时候,它是做一些你特别擅长的具体任务。可能是写作、设计或编码。不管是什么,这就是我们所说的“核心工作”。

如果你要计划一个完美的星期,你很可能大部分时间都会被安排来做这些工作。

那是一个理想的世界。相反,这里是通常发生的事情。首先,把你上周在会议上花费的所有时间加起来,从你每周40小时的时间中减去。这个数字取决于你的公司规模、文化和工作角色。但让我们从低端开始,比如说15%。

接下来,让我们把所有的时间花在支持你“核心工作”的任务上。这意味着交流和电子邮件。

总的来说,我们发现人们通常会把25%-30%的电脑时间花在交流上,比如电子邮件,工作聊天,或者像Skype、Zoom或 Google Hangout这样的视频通话。

再一次,让我们乐观,只需减去两天的沟通时间。

最后,我们需要以一种不太理想的方式谈论所有花费在工作上的时间。

从我们自己的研究中,我们发现大多数人在40%的生产时间内完成多项任务。人们普遍认为,多任务工作会对你做好工作的能力产生严重的负面影响。所以我们也要把它们屏蔽掉。

然后我们有了它!一个现实的工作周。

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有着计划谬误的问题(以及为什么我们总是认为我们能做的比我们能做的更多)

如果你的数学和我们的一样,你每天会有大约一个小时12分钟的时间来做集中的、有成效的工作。

如果你计划好了你的一天,假设你有8个小时的时间去做有效率的工作,而你最后只有一个小时多一点的时间,这将是非常令人沮丧的。

更糟糕的是,你会不断地把越来越多的时间添加到你的盘子里,你会认为你每天都有额外的时间去做“核心工作”。

这让人心烦意乱。但这也是人类的天性。

几十年来,心理学家一直把这种行为称为“计划谬误”-当涉及到完成一项未来的任务需要多少时间时,我们倾向于过于乐观。换句话说,我们不善于展望未来,也不知道一项任务需要多长时间。

从中期论文后期到机场、歌剧院和其他发展项目数十亿美元的意外成本,“计划谬误一直被指责”。这是一个严重的问题,如果我们要做好、有重点、有意义的工作,就必须努力解决这个问题。

那么,我们如何克服乐观的偏见呢?

我们需要重新调整我们认为能在一天内做的事情和我们实际上能做的事情,这是一项不小的任务。

以下是一些行之有效的方法,可以帮助自己更现实地了解一天内能做些什么。

使用实现意图

当涉及到规划我们的生活时,最大的问题之一就是没有花时间去真正地分解需要做的事情。我们都有良好的打算,但是美国心理学家的研究表明,意图只占我们行为的20%-30%。

实现意图是具体的计划,能够准确地显示您将如何、何时以及在何处完成您的工作。例如,不要说:

我今天要写一篇博客文章。

实施意图是:

我将在星期二的上午9点至11点研究并撰写一篇关于规划谬误的博客文章大纲。

一个好的实现意图还包括一个“如果-那么”的计划,他是为了当事情出错时才有的。

所以,

如果我在写作时被同事分散注意力,那么我会要求他们在上午11点后再来。

当研究人员研究那些有这样的实施意图的团队时,他们发现他们开始这项任务的时间更早,经历了更少的中断,并且能够更好地判断未来类似任务将花费他们多长时间。

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试试“每天100个阻碍”的方法

当你谈论安排你的时间时,透视图是一个强大的工具。就像我们在打破平均工作日的时候冲个澡一样,你可以一整天都这样做。

据《等待但是为什么》一书的作者说,如果你每晚睡8个小时,那么你每天大约有1000分钟的时间来安排。或者,100个10分钟的阻碍。

把这些障碍物放在网格上,问问自己,有几个是:

为了让未来变得更美好,其中有多少才是享受的呢?和其他人在一起,一个人花多少时间?用来创造一些东西,有多少是用来消费的?

这不一定是一种任何(理智的)人每天都会经历的实践,但其背后的想法是合理的。知道你每天有有限的时间,看看你有多少个障碍物。

换另一个角度看

你有没有注意到给出建议比自己接受要容易得多?同样的事情也发生在我们计划时间的时候。

研究表明,当你预测一项任务需要别人花多长时间时,计划谬误就会消失。这就是所谓的“局外观点”。所以,我们对自己的能力过于乐观,对他人更现实。

为了克服这一点,你可以使用所谓的“参考类预测”,它基本上是一个花哨的词,用来转换你的思维过程,“这在过去花了我多长时间?”到“这种项目需要我这样的人多长时间?”

现代职场最令人沮丧的事情之一是,你没有感觉到你正在取得有意义的进步。虽然你每周工作40个小时可能会得到报酬,但你不能实际地安排40个小时的工作。我们都有一些偏见,妨碍了我们合理地安排工作时间。只有理解和承认它们,我们才能为成功做好准备。

这篇文章的一个版本最初出现在RescueTime上,并经允许进行了修改。

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